Factures d’achat

L’écran Factures d’achat est la dernière brique de la chaîne d’engagement du module Approvisionnement (supply) : après avoir commandé puis reçu, on reçoit la facture du fournisseur — et on vérifie qu’elle correspond bien à ce qui a été commandé et réellement livré.

C’est aussi la réponse d’Envergure à la réforme française de la facturation électronique : à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être capable de recevoir ses factures fournisseurs au format électronique structuré. Cette obligation-là frappe tout le monde en même temps, avant même celle d’émettre.

Déposer une facture

Le bouton « Importer une facture » accepte les formats structurés admis par la réforme :

• Factur-X — un PDF lisible par l’humain qui embarque le XML structuré. C’est le format que les fournisseurs français envoient le plus souvent : déposez le PDF tel quel, Envergure va chercher le XML à l’intérieur.
• CII (UN/CEFACT) et UBL — le XML « nu », sans PDF autour.

Envergure lit le fichier, en extrait le numéro de facture, les dates, la devise, les lignes et la ventilation de TVA, puis identifie le fournisseur à partir de son identité légale déclarée dans le fichier (SIRET, SIREN ou n° de TVA). Si le fournisseur n’est pas reconnu — parce que son identité légale n’est pas renseignée dans la fiche partenaire — l’import vous demande de le désigner explicitement.

Un fichier illisible ou incomplet est refusé au dépôt : c’est le rejet automatique prévu par la réforme, et le fournisseur doit en réémettre un.

L’original est conservé. Le fichier déposé est archivé tel quel et rattaché à la facture. C’est la pièce probante : la réglementation impose de la garder, pas seulement d’en lire le contenu. Sur la fiche, il apparaît en tête, marqué « Original déposé » ; les documents que vous joignez ensuite à la facture sont listés à part.

Les factures déposées par le fournisseur sur son portail

Un fournisseur invité sur le portail fournisseur y dépose lui-même ses factures, dans les mêmes formats. Elles arrivent dans cette liste comme les autres, marquées « Portail » avec le nom de la personne qui les a déposées :

• le fournisseur est celui du compte qui dépose — pas besoin de le désigner ;
• quand le fournisseur a rattaché la facture à une commande, ou que le fichier cite l’une de ses commandes, le rapprochement est déjà lancé à votre arrivée sur la fiche ;
• un fichier dont le vendeur contredit la fiche fournisseur (SIRET, SIREN ou n° de TVA), ou désigne un autre fournisseur connu d’Envergure, est refusé au dépôt, sur le portail ; tout comme un fichier adressé à un autre acheteur, ou déjà reçu.

L’identité du vendeur déclarée par le fichier est affichée sur la fiche. Quand la fiche fournisseur ne porte ni SIRET, ni SIREN, ni n° de TVA à comparer, la facture est acceptée mais signalée « Vendeur non vérifié » : vérifiez l’identité déclarée, puis complétez la fiche fournisseur. Au bureau, si vous désignez vous-même un fournisseur que le fichier contredit, la facture est importée et l’écart est signalé sur la fiche.

Le rapprochement 3 voies — le contrôle qui compte

C’est le cœur de l’écran. Un logiciel de comptabilité sait enregistrer une facture ; ce qu’il ne sait pas dire, c’est « cette facture ne correspond pas à ce que j’ai commandé et reçu ». Envergure le sait, parce qu’il détient les trois pièces : la commande, la réception et la facture.

Le bouton « Rapprocher » confronte la facture à sa commande d’achat et contrôle :

Chaque ligne de facture est rattachée à sa ligne de commande par article. Le lien se fait grâce à la référence que le fournisseur utilise pour désigner l’article, retrouvée dans son catalogue. Une ligne de commande ne peut servir qu’une seule fois, pour éviter que deux lignes facturées se réclament de la même livraison.

Le verdict est Conforme ou Écart. En cas d’écart, le détail est affiché : de quel type, sur quelle ligne, ce qui était attendu et ce qui a été constaté. Le rapprochement est rejouable : après correction (avoir du fournisseur, réception complémentaire), relancez-le.

Approuver ou refuser

Une facture rapprochée se traite. Deux garde-fous protègent l’entreprise :

• Une facture en écart ne s’approuve pas en aveugle. Il faut accepter explicitement les écarts et en donner la raison — cet arbitrage est tracé dans le journal de la facture. Une facture jamais rapprochée ne peut pas être approuvée du tout.
• Séparation des tâches : l’acheteur qui a passé la commande ne peut pas approuver la facture correspondante. C’est ce qui rend la chaîne auditable — la même personne ne commande pas et ne valide pas le paiement.

Le refus exige toujours un motif. Il n’est pas définitif : un litige se résout (avoir, correction, livraison complémentaire) et la facture peut alors repasser en approbation.

Le motif est communiqué au fournisseur. Il accompagne le statut « Refusée » transmis à la plateforme ; le fournisseur le lit sur son portail et, s’il a déposé la facture sur le portail, le reçoit par courriel avec le nombre d’écarts. Il ne voit les écarts du rapprochement qu’une fois la facture refusée. N’écrivez rien d’interne dans le motif.

Les avoirs

Un avoir se reçoit comme une facture — Factur-X, CII ou UBL, importé au bureau ou déposé sur le portail. Envergure le reconnaît au type du document et l’affiche marqué « Avoir » :

• s’il cite la facture qu’il corrige et que cette facture est connue ici, il y est rattaché : la fiche de l’avoir mène à la facture, la fiche de la facture liste ses avoirs reçus ;
• il ne se rapproche pas d’une commande : le bouton « Rapprocher » n’est pas proposé ;
• il s’approuve sans arbitrage d’écart — la séparation des tâches s’applique toujours s’il est rattaché à une commande ;
• dans l’export vers votre système financier, il compte en négatif : le total net indique ce qui reste réellement dû.

Le cycle de vie et ses statuts

La réforme impose de renvoyer à la plateforme les statuts par lesquels passe la facture. Envergure les produit et les journalise :

Le journal en bas de la fiche conserve qui a fait quoi, quand et pourquoi — c’est la preuve de conformité.

Le bouton d’export de statut produit la pièce attendue par la plateforme. Elle sort sous forme de fichier : le cœur d’Envergure reste autonome, sans dépendance réseau (contrainte air-gapped). Un connecteur automatique vers une plateforme agréée reste possible, en option.

Où s’arrête Envergure

Volontairement, au constat. Envergure vous dit si la facture est justifiée et produit son statut ; il ne tient pas votre comptabilité, n’émet aucune écriture, ne déclenche aucun paiement et ne fait aucune déclaration de TVA. Ces travaux relèvent de votre système financier, vers lequel la facture rapprochée et son statut sont exportés.

Voir aussi

• Commandes d’achat — l’engagement que la facture vient solder.
• Réceptions à effectuer — la livraison, deuxième voie du rapprochement.
• Catalogue fournisseur — les références vendeur qui permettent de reconnaître les articles facturés.