Certificat de service fait

Le certificat de service fait (n° GRC-…) atteste que la fourniture commandée est arrivée et reconnue conforme. C’est la pièce qui justifie le paiement du fournisseur : sans elle, une facture ne devrait pas être réglée.

Comment il est émis

Il n’y a rien à saisir : le certificat est émis automatiquement dès qu’un arrivage est traité depuis Réceptions à effectuer. Il naît déjà engagé — il ne se modifie pas, ne se corrige pas et ne s’annule pas. Une erreur constatée se traite en amont (sur la réception ou la commande), pas en retouchant l’attestation.

Un certificat par arrivage

Une commande peut arriver en plusieurs fois (3 unités, puis 5, puis 2). Chaque livraison a son propre bon de livraison, donc son propre certificat : trois arrivages produisent trois certificats, chacun attestant ce qu’il a lui-même constaté.

C’est important pour le paiement : le certificat du premier arrivage doit prouver 3 unités, pas les 10 finalement reçues. Le PDF de chaque certificat est donc figé à son émission — la mise en page comme les quantités constatées ce jour-là. Le réimprimer six mois plus tard redonne exactement le même document.

L’écran, lui, affiche l’état actuel de la réception. Quand la livraison a été fractionnée, un bandeau d’avertissement le signale explicitement : les quantités à l’écran sont alors le cumul de tous les arrivages, et c’est le PDF qui fait foi pour cet arrivage-là.

Ce que porte le certificat

• Le fournisseur et la commande d’achat d’origine.
• Le bon de réception correspondant et le lieu de réception.
• Le n° de bon de livraison du fournisseur.
• La référence du certificat de conformité (EASA Form 1 / CoC) quand un article l’exigeait.
• Les articles reçus : commandé, reçu, n° de série.
• Qui a prononcé le service fait et quand.

La condition du service fait

Si un article de la commande exige un certificat de conformité, sa référence est obligatoire au moment de la réception. Sans elle, le service fait n’est pas prononcé : rien n’entre en stock et aucun certificat n’est émis. Le contrôle est bloquant par construction — il n’y a pas de validation silencieuse.

Où le retrouver

Un certificat se consulte depuis son contexte, jamais dans une liste générale :

• sur la fiche de la réception qui l’a produit ;
• sur la fiche de la commande d’achat, qui liste tous ses certificats ;
• juste après avoir traité un arrivage, via le lien « Voir le certificat » de la confirmation.

Voir aussi

• Réceptions à effectuer — l’écran qui émet le certificat.
• Commandes d’achat — l’amont de la réception.
• Factures fournisseur — l’aval : le rapprochement entre ce qui est facturé et ce qui a été certifié reçu.