Factures d’achat

L’écran Factures d’achat est la dernière brique de la chaîne d’engagement du module Approvisionnement (supply) : après avoir commandé puis reçu, on reçoit la facture du fournisseur — et on vérifie qu’elle correspond bien à ce qui a été commandé et réellement livré.

C’est aussi la réponse d’Envergure à la réforme française de la facturation électronique : à partir du 1ᵉʳ septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA doit être capable de recevoir ses factures fournisseurs au format électronique structuré. Cette obligation-là frappe tout le monde en même temps, avant même celle d’émettre.

Déposer une facture

Le bouton « Importer une facture » accepte les formats structurés admis par la réforme :

  • Factur-X — un PDF lisible par l’humain qui embarque le XML structuré. C’est le format que les fournisseurs français envoient le plus souvent : déposez le PDF tel quel, Envergure va chercher le XML à l’intérieur.
  • CII (UN/CEFACT) et UBL — le XML « nu », sans PDF autour.

Envergure lit le fichier, en extrait le numéro de facture, les dates, la devise, les lignes et la ventilation de TVA, puis identifie le fournisseur à partir de son identité légale déclarée dans le fichier (SIRET, SIREN ou n° de TVA). Si le fournisseur n’est pas reconnu — parce que son identité légale n’est pas renseignée dans la fiche partenaire — l’import vous demande de le désigner explicitement.

Un fichier illisible ou incomplet est refusé au dépôt : c’est le rejet automatique prévu par la réforme, et le fournisseur doit en réémettre un.

L’original est conservé. Le fichier déposé est archivé tel quel et rattaché à la facture. C’est la pièce probante : la réglementation impose de la garder, pas seulement d’en lire le contenu.

Le rapprochement 3 voies — le contrôle qui compte

C’est le cœur de l’écran. Un logiciel de comptabilité sait enregistrer une facture ; ce qu’il ne sait pas dire, c’est « cette facture ne correspond pas à ce que j’ai commandé et reçu ». Envergure le sait, parce qu’il détient les trois pièces : la commande, la réception et la facture.

Le bouton « Rapprocher » confronte la facture à sa commande d’achat et contrôle :

Contrôle Ce qui est vérifié
Quantité La quantité facturée ne dépasse pas la quantité réellement reçue — on ne paie pas ce qui n’est pas arrivé. Facturer moins est normal (facture partielle).
Prix Le prix unitaire facturé correspond au prix commandé, dans une tolérance paramétrable (0 % par défaut).
TVA La ventilation de TVA annoncée en pied de facture correspond bien à la somme des lignes, taux par taux.
Hors commande Une ligne facturée qui ne correspond à aucune ligne de commande est signalée.
Reçu non facturé Une ligne reçue mais absente de la facture est signalée — à titre indicatif seulement : une facture partielle est légitime, le reste viendra plus tard.

Chaque ligne de facture est rattachée à sa ligne de commande par article. Le lien se fait grâce à la référence que le fournisseur utilise pour désigner l’article, retrouvée dans son

catalogue. Une ligne de commande ne peut servir qu’une seule fois, pour éviter que deux lignes facturées se réclament de la même livraison.

Le verdict est Conforme ou Écart. En cas d’écart, le détail est affiché : de quel type, sur quelle ligne, ce qui était attendu et ce qui a été constaté. Le rapprochement est rejouable : après correction (avoir du fournisseur, réception complémentaire), relancez-le.

Approuver ou refuser

Une facture rapprochée se traite. Deux garde-fous protègent l’entreprise :

  • Une facture en écart ne s’approuve pas en aveugle. Il faut accepter explicitement les écarts et en donner la raison — cet arbitrage est tracé dans le journal de la facture. Une facture jamais rapprochée ne peut pas être approuvée du tout.
  • Séparation des tâches : l’acheteur qui a passé la commande ne peut pas approuver la facture correspondante. C’est ce qui rend la chaîne auditable — la même personne ne commande pas et ne valide pas le paiement.

Le refus exige toujours un motif. Il n’est pas définitif : un litige se résout (avoir, correction, livraison complémentaire) et la facture peut alors repasser en approbation.

Le cycle de vie et ses statuts

La réforme impose de renvoyer à la plateforme les statuts par lesquels passe la facture. Envergure les produit et les journalise :

Statut Signification
Déposée La facture est entrée dans le système.
Rejetée Rejet automatique au dépôt : fichier illisible ou incomplet. Définitif — le fournisseur réémet.
Reçue Prise en charge accusée (facultatif).
Approuvée Bon à payer prononcé (facultatif mais utile au suivi).
Refusée Refus métier avec motif : litige. Réversible.
Encaissée Paiement constaté. Ce statut vient de votre système financier, pas d’Envergure.

Le journal en bas de la fiche conserve qui a fait quoi, quand et pourquoi — c’est la preuve de conformité.

Le bouton d’export de statut produit la pièce attendue par la plateforme. Elle sort sous forme de fichier : le cœur d’Envergure reste autonome, sans dépendance réseau (contrainte air-gapped). Un connecteur automatique vers une plateforme agréée reste possible, en option.

Où s’arrête Envergure

Volontairement, au constat. Envergure vous dit si la facture est justifiée et produit son statut ; il ne tient pas votre comptabilité, n’émet aucune écriture, ne déclenche aucun paiement et ne fait aucune déclaration de TVA. Ces travaux relèvent de votre système financier, vers lequel la facture rapprochée et son statut sont exportés.

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