Factures émises

L’écran Factures émises est la dernière étape de la chaîne de vente : après le devis et la commande, on facture ce qui a été réalisé.

Émettre une facture n’est pas le symétrique de la réception d’une facture d’achat. Recevoir, c’est lire un fichier produit par un fournisseur et vérifier qu’il correspond à la commande. Émettre, c’est fabriquer un acte juridique : le document engage, son numéro est réglementé, et une fois émis il ne se modifie ni ne se supprime.

Deux temps : le brouillon, puis l’émission

Une facture naît brouillon. À ce stade, elle est librement modifiable et supprimable, et elle n’a pas encore de numéro. C’est voulu : une numérotation de factures est continue et sans trou, donc le numéro ne s’attribue qu’au moment de l’émission — un brouillon abandonné ne doit pas laisser un trou dans la suite.

Créer un brouillon se fait de deux façons :

• Facturer une commande — le cas courant. On choisit une commande réalisée du client, et ses lignes sont reprises telles quelles, avec ses références. Rien à ressaisir, et le lien permet de suivre ce qui reste à facturer sur la commande.
• Lignes libres — pour une facture sans commande derrière.

L’émission

Le bouton « Émettre la facture » franchit le point de non-retour. En une opération, il :

1. attribue le numéro légal — FV-2026-00001, continu et propre à chaque exercice (la suite repart à 1 chaque année) ;
2. fige les montants — ils ne bougeront plus, même si une règle de calcul évolue un jour ;
3. produit le fichier électronique — le CII (le format XML structuré admis par la réforme), archivé comme pièce probante et téléchargeable depuis la fiche.

L’émission est irréversible. Une facture émise ne se modifie plus et ne se supprime pas. Une erreur se corrige par un avoir — une facture rectificative liée à l’originale (voir plus bas).

Transmettre et suivre le cycle de vie

Une fois émise, la facture — comme l’avoir — suit son cycle réglementaire, du point de vue de l’émetteur :

Avant de transmettre une facture destinée à un acheteur public, Envergure vérifie la complétude des références Chorus Pro (SIRET du client, code service exécutant, numéro d’engagement) : si l’une manque, la transmission est bloquée plutôt que de subir un rejet et de voir le délai de paiement repartir de zéro. Une facture B2B privée, sans ces références, passe sans contrôle.

Facturer une entité publique

Comme pour la commande, une facture destinée au secteur public passe par Chorus Pro et exige trois références de routage : le SIRET du client, le code service exécutant et le numéro d’engagement. Elles sont reprises de la commande — c’est là qu’on les a saisies, l’acheteur public les ayant communiquées à ce moment-là.

Si elles manquent sur un brouillon, un bandeau d’alerte le signale avant l’émission : une facture publique incomplète serait rejetée, et le délai de paiement repartirait de zéro.

Corriger une facture : l’avoir

Une facture émise ne se rature pas. Quand il faut revenir dessus — annulation, remise, erreur de quantité ou de prix — on émet un avoir (une facture rectificative). C’est un document à part entière, du même type qu’une facture, mais en négatif de facturation : il corrige une facture précise.

Depuis la fiche d’une facture émise, « Créer un avoir » ouvre un brouillon d’avoir qui reprend les lignes de la facture. Deux usages :

• Avoir total — on émet le brouillon tel quel : il annule toute la facture.
• Avoir partiel — on ajuste d’abord le brouillon (on baisse des quantités, on retire des lignes) pour ne corriger qu’une partie, puis on l’émet.

L’avoir a sa propre numérotation, une série distincte des factures : AV-2026-00001, elle aussi continue et par exercice. À l’émission, il contre-passe la facturation : ce qu’il corrige redevient « à facturer » sur la commande d’origine. Son fichier électronique porte le code type 381 (avoir) au lieu de 380 (facture) et rappelle le numéro de la facture corrigée.

On ne crée un avoir que sur une facture émise — jamais sur un brouillon (qu’on corrige directement) ni sur un autre avoir.

Ce format « électronique », concrètement

Le fichier CII contient, en XML structuré : votre identité légale d’émetteur (renseignée dans les

paramètres d’instance), celle du client, le détail des lignes, la ventilation de la TVA par taux et les totaux. C’est ce fichier que la plateforme et l’administration savent lire automatiquement — là où un PDF classique doit être ressaisi à la main.

Deux formats à télécharger : le CII et le Factur-X

Depuis une facture émise, deux boutons :

• Télécharger le CII — le XML seul. C’est la pièce qui fait foi, le format que la plateforme lit machinalement.
• Factur-X (PDF) — un PDF lisible par un humain (mise en page classique de la facture) qui embarque ce même CII en pièce jointe. Un destinataire l’ouvre comme une facture normale ; son logiciel, lui, en extrait le XML. Un seul fichier, deux lectures.

Les deux sortent des mêmes données : le PDF n’invente rien, il habille le CII.

Limite assumée : le Factur-X produit est un PDF valide qui embarque correctement le XML (on le vérifie en le relisant avec notre propre extracteur de réception). La conformité stricte au profil d’archivage PDF/A-3 (profil colorimétrique, polices entièrement embarquées) demande un validateur outillé, qu’on confrontera le jour où un destinataire l’exige.

Restitution vers l’ERP financier

Les factures émises (et les avoirs) sont restituées à l’ERP financier pour y tenir les créances, comme les factures d’achat le sont pour les dettes. L’export est auto-portant — codes et identités en clair, l’ERP n’a pas à connaître nos identifiants internes — et fournit des totaux de contrôle que le comptable rapproche de sa saisie. Un total signé compte les avoirs en négatif (la créance nette). L’export ne comprend pas les brouillons : seule une facture émise est une créance.

Ce que cet écran ne fait pas (encore)

• La transmission n’est pas encore un envoi réseau réel vers Chorus Pro. Le cycle de vie et le contrôle de complétude sont en place ; en mode fichier, « transmettre » déclare que vous avez déposé le CII. Le raccordement effectif à la plateforme (envoi automatique) viendra une fois sa spécification officielle confrontée — le reste de la chaîne ne bougera pas à ce moment-là.
• Il ne gère ni relance, ni comptabilité — l’encaissement est seulement constaté ici (information venue de l’ERP financier), le reste relève de l’ERP.