Commandes d’achat

L’écran Commandes d’achat est l’aboutissement de la chaîne d’engagement du module Approvisionnement (supply) : là où une demande approuvée devient un engagement ferme auprès d’un fournisseur. Une commande (numérotée CMD-NNNNN) vise un seul fournisseur et une seule devise.

Le geste d’engagement : du besoin à la commande

Une commande ne se saisit pas de zéro : elle consolide des lignes de demandes d’achat approuvées. Le bouton « Plan de charge à engager » ouvre l’écran

plan de charge à engager, qui présente toutes les lignes de DA approuvées restant à engager (celles dont le reliquat est positif), regroupées par fournisseur.

Dans chaque bloc fournisseur :

  • on coche les lignes à engager (toutes cochées par défaut) ;
  • on ajuste la quantité de chaque ligne — la valeur par défaut est le reliquat (ce qui reste à commander sur la ligne de DA) ;
  • si le catalogue du fournisseur n’impose pas de devise, on la saisit (code à 3 lettres, ex. EUR) ;
  • « Créer la commande » consolide la sélection en une seule commande brouillon. Les lignes de même (article, site) sont fusionnées ; le lien DA→CMD reste tracé et quantifié.

Une même ligne de DA peut être engagée en plusieurs fois (commandes partielles) : tant qu’il reste du reliquat, elle réapparaît dans le plan de charge.

Le cycle de vie d’une commande

Une commande suit un cycle gardé :

  • Brouillon — issue de l’engagement, encore ajustable.
  • À approuver — soumise, elle attend une décision.
  • Approuvée — validée, prête à être envoyée au fournisseur.
  • Envoyée — transmise au fournisseur.
  • Accusée réception — le fournisseur a accusé réception.
  • Partiellement reçue / Reçue — au fil des réceptions (phase suivante).
  • Clôturée — soldée.
  • Annulée — retirée avant réception.

Les boutons d’action affichés dépendent du statut : on ne voit que les transitions réellement possibles (Soumettre, Approuver, Envoyer, Accuser réception, Annuler). La révision de la commande est affichée en tête : elle s’incrémente à chaque modification majeure après émission.

L’envoi : dernier contrôle d’agrément

Envoyer transmet la commande au fournisseur — et c’est le moment du contrôle d’agrément. Chaque article de la commande est réévalué à cet instant contre les

agréments du fournisseur : un agrément actif et valide doit couvrir l’article. Le contrôle est fait à l’envoi (pas à la création), pour qu’on puisse préparer une commande pendant qu’un agrément se renouvelle.

Si un article n’est pas couvert, l’envoi est refusé — sauf s’il existe une dérogation d’approvisionnement active pour cet article, auquel cas l’envoi passe et la dérogation utilisée est tracée sur la commande (traçabilité de la levée). La commande reste Approuvée tant que l’envoi est bloqué.

L’accusé de réception

Quand le fournisseur confirme la commande, Accuser réception ouvre une fenêtre où l’on saisit :

  • la référence de commande du fournisseur (son numéro d’accusé, « AR ») ;
  • pour chaque ligne, la date de livraison promise ferme (« attendu ferme ») — pré-remplie de la date déjà promise ou, à défaut, de la date de besoin.

Pour une livraison fractionnée, on remplace la date unique par un échéancier de plusieurs tranches (« Ajouter une tranche » : une quantité + une date), par exemple 3 le 15/09, 5 le 30/09, 2 le 15/10. Chaque tranche devient une arrivée datée distincte dans le

plan de besoins.

La saisie est partielle : on peut n’enregistrer qu’une référence, ou ne confirmer qu’une partie des dates. La commande passe alors en Accusée réception, et la date d’accusé est horodatée.

Avant même l’accusé, une commande envoyée apparaît déjà dans le

plan de besoins sous forme d’arrivée estimée (date d’envoi + délai fournisseur), signalée « (estimée) ». L’accusé remplace cette estimation par la (les) date(s) ferme(s).

La révision : pas de modification silencieuse

Une commande déjà envoyée (ou accusée) ne se modifie pas en douce. Le bouton Réviser ouvre une fenêtre où l’on ajuste les quantités, prix, dates de chaque ligne, l’incoterm et les notes. Le fournisseur et la devise restent figés (les changer, c’est une autre commande).

Enregistrer une révision incrémente le numéro de révision (affiché en tête), fait repartir la commande en « Envoyée » et annule l’accusé précédent : le fournisseur doit ré-accuser la nouvelle version. On garde ainsi une trace claire de ce qui a été renégocié après émission.

La séparation des tâches

Comme pour la demande d’achat, la décision passe par deux paires d’yeux : qui peut soumettre, qui peut approuver est porté par les rôles (voir Rôles & permissions). La règle est vérifiée côté serveur ; en l’absence d’authentification (environnement de démonstration), l’interface reste permissive.

Ce que porte une commande

  • Un fournisseur et une devise — mono-fournisseur, mono-devise.
  • Une référence fournisseur et un incoterm facultatifs.
  • Une ou plusieurs lignes, chacune avec : l’article, le site de destination, la quantité commandée, la quantité reçue, la quantité annulée, et le reliquat dérivé (= commandé − reçu − annulé, jamais stocké), le prix unitaire, les dates demandée / promise, et un drapeau « certificat de conformité requis » (Form 1 / CoC) — il conditionne le service fait à la réception. Ce drapeau est hérité de l’article (attribut du catalogue) à la création de la ligne, et reste réglable à la révision.
  • Des notes en texte enrichi.

Filtres

Recherche par numéro de commande, plus statut en multi-sélection.

Voir aussi